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Un bloque fundamental de la digitalización de tu pequeño negocio es el relativo a los procesos internos. Ayudarnos de herramientas digitales para gestionar el día a día de nuestro negocio nos permite automatizar tareas, mejorar en la planificación de proyectos, comunicarnos de forma más efectiva y poder tomar decisiones con más criterio.
Contenido
Transforma tus procesos a través de herramientas digitales
Mejora el rendimiento de tus procesos
La digitalización de operaciones nos permite automatizar procesos para hacerlos más eficientes y escalables, lo que beneficia a las empresas, ya que supone reducir costes y aumentar beneficios. Los empleados también salen ganando ya que se ven liberados de tareas monótonas, repetitivas y que no aportan valor y pueden enfocarse en funciones más estratégicas que requieren de creatividad e innovación y son mucho más gratificantes y enriquecedores.
Añade nuevas funcionalidades a tus operaciones
La digitalización de procesos no solo nos permite lograr un mejor rendimiento sino que también nos permite modificar los propios procesos empleando la tecnología para añadir características nuevas que mejoren nuestras operaciones. Por ejemplo si digitalizamos nuestros datos de venta y nuestro sistema de gestión de relaciones con el cliente podremos incorporar en nuestra estrategia de marketing el envío automática de publicidad segmentada. O si digitalizamos la contabilidad y facturación podemos añadir un sistema automático de envío de facturas a nuestros clientes. O si empleamos herramientas digitales de atención al cliente podemos programar alertas que nos avisen cuando tenemos una consulta en vez de tener que mirar el correo periódicamente, con lo que además de ganar productividad ganamos en velocidad de respuesta.
Descubre herramientas para digitalizar tus procesos
Tradicionalmente esta digitalización de procesos se lleva a cabo mediante sistemas ERP (Enterprise Resource Planner o de planificación de recursos empresariales) que proporcionan una solución integral para la gestión de todas las áreas de la empresa. Estas herramientas son muy utilizadas en el sector industrial y nos permiten controlar aspectos como la planificación de la producción, el almacenamiento e inventario de productos, la distribución y logística, la contabilidad, administración de recursos humanos y la gestión de clientes. Algunos de los sistemas ERP más recomendables para pequeños negocios son SAP Business One, Odoo o Holded.
Dependiendo del tamaño de tu empresa quizás no necesites una solución tan completa sino que quizás sea más práctico utilizar herramientas más sencillas enfocadas en alguna de estas áreas, como por ejemplo:
- Contabilidad y facturación: Factura Directa, Quaderno, Quipu
- Gestión de la relación con el cliente (CRM o Customer Relationship Manager): Streak, Salesforce, Pipedrive, Hubspot, Zoho CRM, Suma CRM
- Recursos humanos: Factorial, Workday
- Atención al cliente: Tradegecko, Zendesk
También hay algunas soluciones intermedias, que se centran en varias de estas áreas como Billage, que unifica facturación, CRM y gestión de tareas y proyectos.
Se más eficiente automatizando tus procesos
La digitalización de procesos nos permite automatizar operaciones para ganar productividad. En las ocasiones en que para automatizar un proceso sea necesario conectar dos aplicaciones que no dispongan de una integración nativa es muy interesante el uso de herramientas como Zapier o Integromat, que nos permiten vincular dos aplicaciones entre sí y automatizar que cuando suceda una acción determinada en una (trigger o detonante) se realice de forma automática otra acción en otra.
Virtualiza tu empresa y potencia la colaboración
Trabaja desde cualquier momento y lugar
El uso de herramientas como el correo electrónico, las videoconferencias y otras aplicaciones de colaboración se ha vuelto habitual en la mayoría de las empresas. Esto hace que cada vez sea más fácil colaborar con otras personas que se encuentran en cualquier parte del mundo. Y también hace que se desdibujen las fronteras del espacio laboral.
Virtualiza tu empresa
Se dice que una empresa está virtualizada cuando los procesos de trabajo están separados del espacio físico de forma que podemos desarrollar nuestras tareas desde cualquier lugar. Este proceso de virtualización abarca la plantilla de trabajo, los procesos e incluso puede llegar a incluir los productos o servicios. Para lograr un buen funcionamiento de una empresa en remoto es necesario implantar sistemas de comunicación y colaboración que sustituyan las conversaciones y el trato directo de la oficina.
Mejora la comunicación y la colaboración
Entre las ventajas de la virtualización destaca que posibilita el teletrabajo, con importantes beneficio tanto para empleados como para la propia empresa. Otro efecto positivo es que permite mejores flujos de información dentro de la empresa y una comunicación más rápida y amplia. También facilita la creación de ambientes colaborativos en los que se comparten conocimientos.
Conoce herramientas para virtualizar tu empresa
Para lograr la virtualización de empresas es necesario que todos los procesos de la empresa se encuentren digitalizados y todas las herramientas sean accesibles desde cualquier lugar. Es necesario trasladar todas nuestras herramientas tradicionales a la nube y sustituir, siempre que sea posible, las actividades presenciales por alternativas online. Para ello, además de contar con procesos digitales, es necesario incorporar un sistema de comunicación, un sistema de organización y un sistema de documentación con herramientas como:
- Suites de productividad online: Gsuite u Office 365
- Sistemas de documentación y bases de datos: Wikimedia, Coda.io, Airtable y Confluence.
- Aplicaciones de videoconferencia: Zoom, Whereby o Jitsi
- Herramientas de colaboración y comunicación: Slack, Asana y Trello
- Otros: Verisign y Zoho Sign (firma electrónica), Boomerang (programar correos) y Amazon Web Services (servicios de computación en la nube)
Mejora tu gestión del rendimiento
Se transparente en tus operaciones
Para automatizar los procesos es necesario definir muy bien el funcionamiento de nuestros sistemas, y esto ya nos aporta una gran ventaja al establecer unos mecanismos de actuación claros. Además, la mayoría de las herramientas digitales te permiten registrar las acciones que se llevan a cabo a diario, lo que te facilita poder medir, evaluar y mejorar tu organización.
Este registro de operaciones que permite a las empresas lograr una gran transparencia operacional. Esta transparencia se refleja tanto en los procesos internos como en las relaciones con el cliente. Esto puede suponer una gran ventaja en la toma de decisiones, al contar con más información basada en datos en tiempo real.
Toma decisiones basadas en datos
La automatización de tareas te permite recoger una gran cantidad de datos sobre los procesos de tu empresa. El análisis de estos datos te proporciona una mejor perspectiva del estado de tu empresa y te facilita la toma de decisiones. Para ayudarnos en la interpretación de los datos es muy interesante apoyarse en cuadros de mando que nos permita conocer de un vistazo el estado de los indicadores clave de rendimiento (KPIS) que consideremos más importantes para evaluar el estado de nuestro negocio.
Muchas herramientas digitales incluyen un apartado de presentación de resultados en el que puedes ver gráficas y métricas de los datos más interesantes. En el caso de que quieras crear tus propios cuadros de mando puedes utilizar hojas de cálculo (como Excel o Google Sheets) y herramientas como Google Data Studio y Supermetrics.
